La gestion des appels entrants et de l’agenda à distance est une étape cruciale pour le bon fonctionnement d’une entreprise. Pour réussir cette mission, vous pouvez sélectionner un prestataire de permanence téléphonique compétent et efficace. Ainsi, il saura répondre aux besoins spécifiques de votre activité. Découvrez dans cet article nos conseils pour vous guider dans le choix de votre partenaire.
Analyser les besoins de votre entreprise
Pour trouver le prestataire adéquat, commencez par évaluer les besoins de votre entreprise. Pour être plus précis, vous devez savoir ce qui vous est essentiel d’avoir en termes de permanence téléphonique à Arcachon. Alors, évaluez d’abord la nature et le nombre d’appels que vous recevez quotidiennement. Certaines entreprises requièrent un simple service de secrétariat pour gérer les appels entrants, tandis que d’autres auront besoin d’un niveau de spécialisation accru pour traiter des questions techniques ou juridiques spécifiques. Vos besoins en matière de capacité de traitement d’appels seront ainsi définis en fonction de la taille de votre entreprise et du secteur d’activité dans lequel vous évoluez.
Ensuite, si la gestion des rendez-vous et des plannings constitue un enjeu majeur pour votre entreprise, n’hésitez pas à privilégier un prestataire spécialisé dans la prise de rendez-vous et l’optimisation d’agenda. Enfin, déterminez les heures durant lesquelles vous avez besoin d’une assistance pour la réception des appels. Le choix de votre prestataire dépendra ainsi des horaires où leurs services sont disponibles.
S’informer sur la qualité des services proposés
Une fois vos besoins identifiés, renseignez-vous sur la qualité de service que chaque prestataire est en mesure de vous garantir. Vous pouvez en premier lieu vous assurer que le personnel du prestataire a reçu une formation correspondant au niveau d’exigence attendu. Il est surtout primordial qu’il propose un accueil téléphonique personnalisé, adapté à l’image et au secteur de votre entreprise.
Vérifiez également qu’il soit possible d’établir un script ou un guide d’appels détaillé, incluant notamment les phrases d’accroche et de fin d’appel propres à votre activité. Si votre entreprise travaille avec des clients internationaux, vérifiez que le prestataire est en mesure de prendre en charge des appels en plusieurs langues.
Comparer les modalités tarifaires
Le prix est un critère d’autant plus important qu’il doit être en adéquation avec les besoins de votre entreprise. Veillez donc à bien comparer les différentes offres sur le marché selon :
- le mode de facturation : temps passé réel sur la gestion des appels, forfait mensuel, nombre d’appels traités… ;
- la possibilité de tester gratuitement ou à faible coût les services avant de vous engager pour une longue durée ;
- le tarif adapté au volume et aux spécificités de vos appels entrants et vos besoins en matière de permanence téléphonique.
Penser à l’évolution future de votre entreprise
Au moment de choisir votre prestataire de permanence téléphonique à Arcachon, il sera aussi crucial d’anticiper les développements futurs de vos activités. Ainsi, vous pourrez opter pour un partenaire qui saura s’adapter à votre croissance. Assurez-vous par exemple que le prestataire peut adapter ses solutions aux changements potentiels dans vos activités, notamment :
- la diversification de votre offre ;
- l’accroissement du nombre d’appels ;
- l’ouverture vers de nouveaux marchés géographiques.
Vous pouvez également analyser les performances et la compatibilité des solutions techniques mises à disposition. Ce sont par exemple :
- la compatibilité entre le logiciel de gestion d’appels du prestataire et votre CRM interne, pour faciliter les échanges d’information entre l’entreprise et le fournisseur ;
- la qualité audio et traçabilité des appels, pour assurer un suivi rigoureux et éviter les problèmes de communication ;
- les solutions d’archivage et de sécurité des données.
Cela démontrera un engagement professionnel de votre prestataire.
Pour vous rendre compte de l’importance pour une entreprise d’avoir une bonne relation client, regardez cette vidéo.